Prozesse — schreiben und ausführen

Ein Prozess ist das, was du jedem neuen Kollegen erklärst: wie ein Kunde aufgenommen wird, wie ein Monat abgeschlossen wird, wie ein Auftrag übergeben wird. Einmal aufgeschrieben, hört er auf, mündliche Überlieferung zu sein.

Zwei Reiter: Processes — die Beschreibungen — und Runs — jedes Mal, wenn einer ausgeführt wurde.

Einen schreiben

Ein Prozess hat Abschnitte und nummerierte Schritte. Ein Schritt ist eine Anweisung, der ein Mensch folgen kann: „Kundenordner anlegen", „Vorlagen aus /vorlagen kopieren", „Team informieren".

Schreib ihn so, wie du ihn aussprechen würdest. Schritte, die zu klug zum Befolgen sind, befolgt niemand.

Einen ausführen

Start run erzeugt einen Durchlauf: eine Checkliste dieses Prozesses mit eigenem Fortschritt. Hak ab, während du arbeitest, mach einen zu früh gesetzten Haken wieder auf, und drück am Ende Complete run.

Fertige Durchläufe bleiben in der Liste — sie sagt In progress oder Completed, gruppiert nach dem Prozess, aus dem sie stammen, mit dem, der sie gestartet hat.

Durchläufe, die sich selbst starten

Ein Prozess kann an eine Art Datensatz gebunden werden. Dann löst das Anlegen eines solchen Datensatzes ihn aus: Ein neuer Kunde startet den Aufnahme-Durchlauf, und der Durchlauf nennt den Kunden, um den es geht.

Hier verdient sich die Spalte mit dem Auslöser: Sie sagt, ob ein Mensch oder der Agent gestartet hat — und ein fehlgeschlagener automatischer Durchlauf sagt direkt in der Liste, warum. Denn in dem Moment, in dem es schiefging, hat niemand zugesehen.

Den Agenten ausführen lassen

„Starte den Aufnahmeprozess für Meyer GmbH" legt den Durchlauf an. Der Agent kann die Schritte auch abarbeiten und abhaken, während er sie tut — er sieht dieselbe nummerierte Liste wie du.

Schritte mit Folgen werden freigegeben wie alles andere, siehe Wenn der Agent fragt.